Kebijakan Privasi OSEE Logistik

Terakhir diperbarui: 30 Oktober 2026.

OSEE Logistik adalah aplikasi operasional One Stop English Education, lembaga di bawah PT Langkah Pintar Nusantara. Aplikasi ini mengelompokkan hasil pindai sertifikat TOEFL dan menyiapkan satu PDF per peserta. Kebijakan ini menjelaskan pengelolaan data peserta di dalam aplikasi tersebut.

Data yang kami gunakan

Untuk menyiapkan PDF sertifikat, OSEE Logistik menggunakan:

nama peserta, nomor peserta jika tersedia, tanggal tes, serta nama atau kode mitra;
status pesanan COA untuk menentukan apakah sertifikat tambahan perlu dimasukkan;
gambar sertifikat beserta seluruh isi yang tercetak di dalamnya, termasuk nilai tes dan tanggal lahir jika tercantum;
catatan pemrosesan dan pemeriksaan, seperti jenis dokumen, waktu proses, keputusan pemeriksaan, serta nama pemeriksa yang diisi petugas.

Saat membaca Google Sheets, aplikasi mengambil isi kolom daftar peserta yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut. Aplikasi tidak mengambil isi kolom nomor KTP, kontak, atau rincian transaksi dari Google Sheets. Jika petugas mengunggah daftar dalam bentuk CSV atau XLSX, berkas daftar tersebut ikut disimpan di komputer kerja.

Untuk apa data tersebut digunakan

Data digunakan untuk mencocokkan hasil pindai dengan peserta, membedakan sesi tes, menentukan mitra, memeriksa kelengkapan dokumen, dan membuat satu PDF untuk setiap keikutsertaan tes. PDF berisi Score Report dan CEFR, serta COA apabila status pesanannya sudah dibayar.

Hasil pindai yang belum jelas atau belum cocok ditahan untuk diperiksa petugas. Catatan proses disimpan agar pekerjaan dapat dilanjutkan dan kesalahan dapat ditelusuri.

OSEE tidak menjual data peserta, menggunakannya untuk iklan, atau melatih model AI sendiri. Pengolahan data oleh penyedia layanan dijelaskan pada bagian berikut.

Penggunaan dan pemindahan data yang diterima melalui API Google mengikuti Kebijakan Data Pengguna Layanan API Google, termasuk ketentuan Penggunaan Terbatas (Limited Use).

Izin akses akun Google

Pengelola menyambungkan akun Google yang berhak mengakses folder hasil pindai, daftar peserta, dan folder hasil. Daftar peserta di Google Sheets dibaca untuk pencocokan; aplikasi tidak mengubah isi daftar tersebut.

Izin Google Drive memungkinkan aplikasi membaca hasil pindai serta membuat dan memperbarui folder dan PDF hasil. Google menampilkan cakupan izin yang luas, termasuk melihat, membuat, mengubah, dan menghapus berkas. Cakupan ini diperlukan agar aplikasi dapat menggunakan folder yang sudah ada dan dipilih oleh pengelola.

Dalam alur kerja aplikasi, sumber dan tujuan dokumen mengikuti pengaturan pengelola. PDF buatan aplikasi yang tidak lagi memenuhi pemeriksaan dapat dipindahkan ke Sampah Google Drive agar tidak digunakan sebagai hasil akhir. Isi gambar hasil pindai asli tidak diubah.

Tempat penyimpanan dan pihak yang dapat mengakses

Hasil pindai sumber dan PDF hasil disimpan di Google Drive. Untuk pemrosesan otomatis, salinan hasil pindai dan catatan proses juga disimpan pada penyimpanan privat di Google Cloud. Pemroses cloud aplikasi berada di wilayah Jakarta. Lokasi pemrosesan Google Cloud Vision dan OpenAI mengikuti layanan masing-masing, terpisah dari lokasi server aplikasi. Penyimpanan Google Drive mengikuti layanan Google.

Pada mode unggah manual, daftar peserta, hasil pindai, hasil baca, dan PDF disimpan di komputer kerja yang menjalankan aplikasi. Salinan atau cadangan yang diunduh petugas tersimpan di lokasi yang dipilih petugas.

Pengelola OSEE menentukan petugas yang boleh mengakses data, serta akses ke akun Google, penyimpanan cloud, dan komputer kerja. Akses mitra terhadap PDF mengikuti izin berbagi folder Google Drive yang ditetapkan pengelola. Aplikasi tidak memberikan izin berbagi folder secara otomatis.

Google menyediakan penyimpanan dan pemrosesan cloud. Saat pembacaan AI digunakan, gambar sertifikat beserta seluruh isi yang terlihat dikirim ke Google Cloud Vision dan OpenAI untuk membaca dan memeriksa dokumen. Isinya dapat mencakup nama, nomor peserta, tanggal tes, tanggal lahir, dan nilai.

OpenAI dihubungkan melalui akun ChatGPT yang dipilih pengelola. Pengolahan data dan masa penyimpanan oleh penyedia mengikuti ketentuan layanan masing-masing serta pengaturan akun atau ruang kerja yang berlaku. Pengelola perlu meninjau pengaturan data ChatGPT; aplikasi tidak mengubah pengaturan tersebut.

Akses petugas terhadap isi dokumen digunakan untuk pemeriksaan sertifikat dan penanganan kendala pemrosesan.

Supabase digunakan untuk menyimpan data pencarian peserta: nama, nomor peserta jika tersedia, tanggal tes, mitra, status pesanan COA, kelengkapan dokumen, tautan PDF, dan riwayat pembaruan. Database ini berada di wilayah Stockholm, Swedia. Gambar hasil pindai dan isi lengkap hasil baca tidak disalin ke database ini.

Agent yang dihubungkan oleh pengelola dapat mencari dan membaca data pencarian peserta melalui koneksi khusus yang hanya memiliki izin baca. Koneksi ini tidak dapat mengubah data, menjalankan perintah SQL bebas, atau membuka file pribadi lain di Google Drive.

Berapa lama data disimpan

Hasil pindai, PDF, dan arsip tidak memiliki jadwal penghapusan otomatis. Berkas tetap disimpan sampai pengelola menghapusnya dari tempat penyimpanan yang bersangkutan.

Aplikasi menyimpan hingga 20 cadangan terakhir untuk catatan proses. Batas ini tidak menghapus hasil pindai atau PDF. Untuk permintaan ke OpenAI, aplikasi meminta agar respons tidak disimpan sebagai riwayat percakapan. Pilihan ini bukan jaminan bahwa penyedia tidak menyimpan data sama sekali. Penyimpanan lain oleh penyedia mengikuti ketentuan layanan dan pengaturan yang berlaku. Berkas yang berada di Sampah Google Drive mengikuti aturan penyimpanan Google Drive.

Koreksi, penghapusan, dan pencabutan akses

Peserta dapat menghubungi OSEE untuk meminta koreksi atau penghapusan data. Cantumkan nama peserta, tanggal tes, dan mitra jika ada agar kami dapat menemukan dokumen yang dimaksud. OSEE akan memeriksa keterkaitan pemohon dengan data sebelum menindaklanjuti permintaan.

Pengelola melakukan koreksi atau penghapusan pada tempat penyimpanan yang berada di bawah pengelolaan OSEE. Salinan yang sudah diunduh atau disimpan oleh mitra perlu ditangani oleh pihak yang menyimpan salinan tersebut.

Pemilik akun Google dapat mencabut akses OSEE Logistik melalui halaman koneksi Akun Google. Pencabutan akses menghentikan koneksi Google berikutnya, tetapi tidak menghapus hasil pindai atau PDF yang sudah tersimpan. Pengelola menangani penghapusan berkas secara terpisah.

Pengelola dapat memutuskan koneksi OSEE Logistik melalui pengaturan ChatGPT. Pencabutan koneksi dan penghapusan data merupakan tindakan terpisah. Penghapusan berkas oleh OSEE tidak otomatis menghapus data yang telah diproses penyedia; penanganannya mengikuti ketentuan layanan dan pengaturan yang berlaku.

Hubungi OSEE

Untuk pertanyaan atau permintaan terkait data pada OSEE Logistik, kirim email ke toefl@onestopenglisheducation.com. Tidak perlu mengirim kata sandi, kode OTP, atau akses akun Google.

Jika cara pengelolaan data berubah, kebijakan ini akan diperbarui dengan tanggal pembaruan yang baru.